Anche tu hai molte caselle email? Vorresti configurare Gmail in modo da risparmiare tempo e non perderti nessun messaggio? Scopri come rendere Gmail molto più di una casella di posta elettronica…
Fino a qualche mese fa ogni giorno controllavo qualcosa come 8 indirizzi e-mail. Avevo configurato Thunderbird e ogni sacrosanta mattina una per una aprivo le mie belle caselline e rispondevo alle mail in arrivo.
Per carità io adoro Thunderbird, ma a volte capitava che me ne perdevo qualcuna, nella fretta di passare da una casella all’altra. A volte capitava che lo stesso cliente scrivesse su due caselle diverse e si beccasse due risposte. A volte qualcuno rimaneva dimenticato dopo essere stato liquidato con un “Rispondo dopo”.
Per dare una definitiva svolta ai miei rapporti interpersonali e non mettere ulteriormente a repentaglio relazioni lavorative e amicali, ho deciso di passare a Gmail.
Non è quello che stai pensando. Non ho semplicemente creato un nuovo account Gmail, quello ce l’avevo già. Ho solo sfruttato quell’account in maniera migliore. E quanto segue è più o meno il riassunto di quello che faccio con la mia casella.
1. Controllo la posta da altri account
COME FACCIO
Clicco su 
in alto a destra e seleziono “Impostazioni”.
Ho accesso al fantastico mondo delle impostazioni di Gmail, qui è dove succedono le magie!
Clicco sulla tab “Account e importazione” e nella sezione “Controlla la posta da altri account:” clicco su “Aggiungi un account email”.
Da qui in poi basta seguire la procedura, ed è praticamente come configurare un account su qualunque client di posta.
Alla fine della procedura Gmail ti chiederà:
“Desideri poter inviare i messaggi anche come [email protected]?”
Fossi in te, direi di sì. Scoprirai perché al punto 3.
VANTAGGI
Puoi configurare fino a 5 account di posta, e vedrai le email tutte insieme in ordine cronologico nella casella di Posta in arrivo. Non solo, potrai gestire, contrassegnare, eliminare contemporaneamente mail da diversi account.
Oltretutto, Gmail ha un ottimo servizio Antispam; il che può rivelarsi utile qualora avessi un indirizzo su un altro server che ha un filtro Antispam un po’ “colabrodo”…
SVANTAGGI
Gmail decide in maniera autonoma ogni quanto tempo controllare le caselle. In pratica, se una delle caselle di posta elettronica riceve mail solo una volta ogni tanto… Gmail si degnerà di andarla a controllare, tipo, una volta all’ora…
Se aspetti una mail urgente e vuoi controllare manualmente se è arrivata o no, puoi cliccare su “Scarica posta ora”.
Ho pubblicato un video tutorial con una guida passo passo per configurare Gmail come client di posta elettronica in modo da controllare tutti i tuoi indirizzi email insieme via web dovunque ti trovi: perché non vai a dare uno sguardo?
Video tutorial: Usare Gmail come client di posta (per leggere le email di tutti i tuoi indirizzi)
2. Ho un’etichetta personalizzata per ognuno degli account che uso
COME FACCIO
Ti dicevo che tutte le email da tutti gli account finiscono nella Posta in arrivo. Ma come le distinguo?
Nel momento in cui configuri un nuovo indirizzo di posta, Gmail assegna a tutti i messaggi in arrivo su quell’indirizzo un’etichetta unica, con l’indirizzo della casella.
Posso anche scegliere dei colori personalizzati per ogni etichetta, così le distinguo immediatamente.
Tutte le etichette le trovo anche nella colonna sinistra di Gmail: se ci clicco sopra posso vedere tutte le e-mail ricevute da quello specifico indirizzo di posta.
3. Invio la posta da altri account
COME FACCIO
Come ti dicevo al punto 1, se hai configurato un indirizzo per ricevere e-mail, Gmail ti domanda se vuoi configurarlo anche per inviarle.
Dalla schermata delle impostazioni, tab “Account e importazione”, puoi decidere quale degli indirizzi è quello predefinito e se inviare le risposte sempre dallo stesso indirizzo, oppure dall’indirizzo che aveva ricevuto il messaggio a cui stai rispondendo.
Anche dalla finestra di composizione delle mail, posso sempre scegliere quale sarà l’indirizzo mittente della mail che sto scrivendo.
VANTAGGI
Apro la mail e ho un sacco di identità diverse come Arya Stark.
SVANTAGGI
Il rischio di inviare con il mittente sbagliato è sempre in agguato: attenzione a non selezionare “[email protected]” come mittente di quella mail di lavoro…
4. Ho una firma personalizzata per ogni account da cui invio
Dalla schermata “Impostazioni”, tab “Generali”, ho configurato la mia firma. Anche qui compare il menu a tendina per inserire una firma diversa per ciascuno degli account configurati.
5. Ho delle risposte predefinite
Dalla schermata “Impostazioni”, tab “Labs”… si entra nel mondo della follia.
Sì sì, proprio della follia: così almeno dice Google.
Si tratta delle funzioni di Gmail che non sono ancora state implementate all’interno della casella, e sono in fase di test. In pratica delle succulente novità da gustare in anteprima, prima ancora che siano date in pasto alla moltitudine degli utenti non smanettoni.
In parole povere, continua a tuo rischio e pericolo, perché potresti essere contagiato dalla nerdite acuta.
Essendo già nerd dalla nascita, tra gli altri ho attivato “Risposte predefinite”…et voilà: nella finestra di composizione nuovo messaggio, cliccando su 
in basso a destra, ho potuto inserire un campionario di risposte predefinite, che, con le dovute modifiche, posso inoltrare pari pari quando devo rispondere alla stessa domanda o fornire le stesso informazioni.
Un esempio su tutti: i dati bancari. Non devo ogni volta andare a riprendere i documenti della banca per pescare il mio IBAN, ho tutto sotto mano, clicco sulla voce “DATI BANCARI” e tutte le informazioni compaiono all’interno della mail che sto scrivendo. Poi posso aggiungere il testo che preferisco.
Per salvare un testo che ho scritto per un futuro utilizzo, invece, clicco su “Nuova riposta predefinita”, e un nuovo testo si aggiungerà al mio campionario.
Ci sono un sacco di trucchetti interessanti per portare la tua casella Gmail da una semplice casella di posta elettronica ad un mini-organizer per la produttività e l’ottimizzazione del tuo tempo. Qui ne ho snocciolato qualcuno, ma ti assicuro che di funzioni utili ce ne sono tantissime. Prima o poi dovrò decidermi a scriverci un altro post…
Se ti iscrivi alla newsletter ti terrò informato appena esce.
