Space clearing in ufficio: 7 motivazioni e 7 consigli per metterlo in pratica subito

Lo sai che il decluttering e lo space clearing possono influenzare in meglio la tua vita lavorativa, il tuo umore e la tua produttività? Ecco 7 consigli per liberarsi del disordine nel tuo ufficio una volta per tutte.

Chi mi conosce sa che una delle mie caratteristiche peculiare è una particolare attenzione al riordino e una spiccata attitudine al decluttering.

Chi mi conosce meglio tende a definirlo “disturbo ossessivo compulsivo”, ma io non ci bado e mi lascio trascinare dal piacere metafisico che provo quando mi libero del superfluo e ristabilisco un ordine che soddisfi il senso estetico, l’esigenza di funzionalità e i requisiti igienici di abitabilità degli ambienti.

Eh, lo so, starai pensando che sono malata, che c’ho nà mania, che me devo fa’ curà.

Ma io mi faccio scudo delle teorie di fior fiori di scienziati che sostengono quanto segue (te la faccio semplice): il cervello è un organo meraviglioso che, anche quando è impegnato in altre proficue mansioni – come ad esempio quando stai lavorando alla contabilità aziendale o quando leggi un articolo del tuo blog preferito (questo) – continua una serie di operazioni di routine.

Una di queste è catalogare gli oggetti nello spazio. Più oggetti ci sono nel tuo ambiente, più cose accumuli intorno a te, più si crea inquinamento visivo, più il cervello macina e macina.

E finisce che l’organo meraviglioso consuma un botto di capacità di logica e di calcolo per catalogare le cose, sottraendo risorse a quello su cui dovresti concentrarti.

E quindi questa è la fondamentale e prima motivazione per cui dovresti finalmente deciderti a liberare il tuo ambiente di lavoro dal clutter (ovvero, in termini meno anglofoni, dal ciarpame, dalla robaccia inutile, dal disordine) e fare un po’ di space clearing (ovvero, sempre in termini meno British, buttare via tutto quello che è inutile, cioè il clutter di cui sopra).

I vantaggi del riordino sono tanti:

 1. più produttività, perché tutte le capacità del tuo cervellino sono concentrate proprio sulla contabilità aziendale (e finalmente potrai accorgerti che l’omino del caffè fa la cresta sui bicchierini monouso)

 2. più igiene, perché è indubbiamente più semplice ripulire la scrivania quando sulla scrivania suddetta c’è solo lo stretto indispensabile (e finalmente dirai addio a quelle briciole delle patatine della festa di Natale eclissate sotto i portapenne)

 3. più produttività bis, perché quando le cose sono al loro posto le ritrovi in un lampo quando ti servono (e quando ti servirà la spillatrice non dovrai andarla a rubare nottetempo dalla scrivania del collega)

 4. più salute, perché una stanza disordinata è un ricettacolo di polvere, batteri e allergeni e impedisce una salutare circolazione dell’aria (e delle idee)

 5. più autostima, perché tanto lo so che hai provato più volte a riordinare che a fare la dieta e con gli stessi disastrosi esiti (e se stavolta ci riuscirai non hai idea di che piacere ti darà)

 6. più tempo, perché tanto lo so che anche tu almeno una volta hai passato ore a cercare proprio quel documento che ti serviva con urgenza (oppure notti ad organizzare rapine sulla scrivania del collega)

 7. più ordine mentale. Perché l’ordine dello spazio si riverbererà nella tua mente e riuscirà ad avere influssi positivi anche nella tua vita e nel tuo umore

Dati questi presupposti, ecco 7 consigli per cominiciare con il piede giusto a riordinare e “space-clearare” il tuo ambiente di lavoro:

1. Tutto e subito

Hai presente quando dici: “OK, questo mobile lo faccio oggi, questo lo farò un altro giorno e pian piano vedrò la fine dell’opera”? Bene, non vorrei deluderti ma… è una forma di procrastinazione.

Programmati una giornata di full immersion, massimo massimo due, e termina tutto. Ma tutto tutto.

2. Fatti delle domande

Per ogni oggetto chiediti: “Qual è stata l’ultima volta che l’ho utilizzato?”.

Sforzati di ricordare l’evento esatto, nei minimi particolari. Se la data è troppo indietro nel tempo o, peggio, se neanche ti ricordi… che ne dici, è il caso di tenerlo?

3. Può tornare utile… ma in che modo?

Se proprio cadi vittima del “Può sempre tornare utile…”, è arrivato il momento della seconda domanda: “Come può tornare utile?”.

Al bando risposte vaghe:

• la risposta deve essere precisa e circostanziata;
• devi avere bene in mente quale utilizzo dare a quell’oggetto e in che occasione;
• non sono ammesse situazioni future ipotetiche.

4. Troppi ricordi

Ogni cosa ha una storia, ogni cosa è entrata nella tua vita per un motivo. Non per questo devi tenere “per ricordo” una sedia tarlata di tuo nonno avvocato, oppure l’intera collezione di fermacarte di porcellana del tuo collega andato in pensione.

Fai in modo che i “ricordini” siano uno solo per ogni evento o persona, e, soprattutto, che non siano ingombranti.

E ricorda che i ricordi sono nella mente e nel cuore, non negli spazi.

5. Il giusto spazio

La tua scrivania è come il palcoscenico di un teatro: tutti i giorni gli oggetti che usi per lavorare entrano in scena e fanno la loro parte.

Ma quando le loro battute sono terminate, escono dalla scena e tornano al loro posto.

E la sera, quando il sipario si chiude, il palco si svuota completamente…

6. Non perdere di vista l’obiettivo

A metà dell’opera potresti sentirti scoraggiato, lo so. La motivazione in questi casi ha un picco all’inizio e poi va scemando.

C’è un solo modo per evitarlo: prima di iniziare, prenditi il tuo tempo per visualizzare quello che vuoi ottenere, anche a costo di rimandare l’operazione. Non cominciare finché non avrai in mente l’immagine esatta di quello che sarà il tuo spazio di lavoro dopo aver terminato.

Dunque comincia e procedi in maniera più logica e meno “emozionale” possibile.

3. Può tornare utile… ma in che modo?

Non basta che il tuo spazio di lavoro sia ordinato: occorre un ambiente funzionale, in cui tutto sia sistemato in modo da essere facile da raggiungere, utilizzare e rimettere a posto… altrimenti il disordine si ri-creerà in un attimo.

Proprio per questo esistono migliaia di accessori semplici ma geniali che ti aiuteranno a trasformare il tuo ufficio in un “pannello di controllo” in cui hai tutto al suo posto e tutto a portata di mano.

Ma questi… te li mostrerò nel prossimo articolo. Clicca qui per leggerlo subito.